POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TRANSEXPRESS COLCARGA SAS

1. INTRODUCCIÓN

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: TRANSEXPRESS COLCARGA SAS | NIT: 901.818.324 - 1 | Representante Legal: LAURA CAMILA PULIDO DIAZ | Domicilio: CR 65 NO 57B 64 SUR, Bogotá, Colombia | Correo datos personales: protecciondatos@teccolombia.com. Esta política para el Tratamiento de Datos Personales (En adelante, la Política) incluye información de interés para los titulares de los Datos Personales recolectados y tratados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS En esta Política se encuentra la información relacionada con el tipo de datos recolectados y tratados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS; las obligaciones de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS en su calidad de responsable, así como de los Encargados del Tratamiento; las finalidades del Tratamiento; los derechos de los titulares; el Tratamiento de los Datos Sensibles; los mecanismos para proteger los derechos de los Titulares de la información, entre otros temas relevantes.

2.

ALCANCE

Esta Política aplica para toda la información personal registrada en las Bases de Datos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, los cuales pertenecen a las personas naturales, Titulares de la información, que han autorizado a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para manejarlos de conformidad con los lineamientos corporativos y la presente Política.

3.

DEFINICIONES.

Para todos los efectos propios del presente aviso de privacidad entiéndase las siguientes definiciones:

1. Análisis de datos: significa el proceso de examinar un conjunto de datos para descubrir patrones ocultos, correlaciones desconocidas, tendencias, preferencias y otras informaciones útiles para fines de investigación.
2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
3. Aviso de privacidad: Comunicación escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de datos personales y de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales, recopilados para los diferentes fines de la empresa y que estén sujetos a Tratamiento.
5. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS: Persona jurídica, propietaria y encargada de administrar operativa y funcionalmente el tratamiento de datos para los fines que la empresa requiera, considerada en este documento como responsable de los datos personales.
6. Cliente: Son las personas naturales o jurídicas vinculadas comercialmente a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para la adquisición de servicios.
7. Dato personal: Es la información relacionada con una persona natural o jurídica identificada o identificable, determinada o determinable. Puede referirse directamente a datos como nombre, dirección y número de teléfono.
8. Dato Privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante únicamente para el titular.
9. Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son públicos los datos que han sido manifiestamente públicos por el titular de los datos o que se encuentran en plataformas gubernamentales de acceso libre al público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sujetas a reserva.
10. Datos personales sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos y genéticos así como de las informaciones que requieren los más altos estándares de protección contra el acceso no autorizado para asegurar la privacidad o seguridad de un individuo y que requieren consentimiento de forma específica y destacada para fines específicos.
11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
12. Hábeas Data o Protección de Datos Personales: Es el derecho que tiene el titular de los datos personales de exigir de las administradoras y responsables de los mismos el acceso, la inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización, rectificación u oposición de los datos, así como la limitación en su divulgación o cesión.
13. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
14. Territorio: Se refiere a las áreas geográficas en las cuales TRANSEXPRESS COLCARGA SAS ofrece sus servicios.
15. Titular del Dato Personal: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para dar contexto a la presente política, los titulares podrían ser: a) accionistas/beneficiarios, b) clientes; c) proveedores; d) trabajadores; e) contratistas; f) todas aquellas personas no vinculadas a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y sobre las cuales se realice tratamiento de datos personales.
16. Transferencia internacional de datos: Significa la transferencia transnacional de datos personales, fuera del territorio de donde fueron recopilados, por cualquier medio, incluyendo el acceso a datos desde fuera del país donde fueron recolectados y el uso de tecnología de almacenamiento en la nube.
17. Transferencia: Cualquier divulgación, comunicación, copia o movimiento de datos de una parte a otra, independientemente del medio, incluyendo, pero no limitándose a transferencias por medio de una red, transferencias físicas, transferencias de un medio o dispositivo a otro, o por acceso remoto a los datos. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que se encuentra dentro o fuera del país.

1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de donde fueron recopilados cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
2. Tratamiento: Incluye, pero no se limita a toda operación realizada con datos personales, como las que se refieren a la recolección, producción, recepción, clasificación, utilización, acceso, reproducción, transmisión, distribución, procesamiento, archivo, almacenamiento, eliminación, evaluación o control de la información, modificación, comunicación, transferencia, difusión, extracción, etc., por medios automatizados o cualquier otro medio.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los principios que se relacionan a continuación son los lineamientos que deben ser respetados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS en los procesos de recolección, almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales.

1. Acceso y circulación restringida: Los datos proporcionados por los Titulares sólo podrán ser accedidos por personas internas o terceros debidamente autorizados. El Titular de la información podrá, en cualquier momento, acceder, rectificar, cancelar y oponerse al tratamiento de sus datos personales.
2. Confidencialidad: Todas las personas previamente autorizadas por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con cualquiera de las tareas que impliquen el tratamiento de datos personales. Para ello, la empresa garantizará la firma de acuerdos de confidencialidad y no divulgación de información, que crearán una obligación de custodia de la información por tiempo indefinido, como obligación complementaria a su secreto profesional.
3. Exactitud: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, adicionalmente la Compañía únicamente recabará los datos adecuados pertinentes y limitados que le permitan ejercer la finalidad prevista. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS adoptará todas las medidas razonables y necesarias para suprimir, y/o rectificar los datos personales del interesado.
4. Finalidades específicas: El tratamiento de los datos personales deberá ser compatible con las finalidades informadas previamente al Titular, previstas en el punto 17, estando prohibido a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS utilizar los datos para fines distintos a los autorizados por el titular. La finalidad deberá ser comunicada al titular desde el inicio. Todos los datos personales recopilados por la Compañía deberán responder a un propósito específico y no podrán ser procesados con fines incompatibles con el objeto social de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, ni con una finalidad distinta a la inicialmente informada al titular.
5. Lealtad: No se podrán recopilar datos personales mediante medios fraudulentos, engañosos o desleales. Todos los datos personales recopilados por la empresa para los fines de su objeto social deberán ser obtenidos de manera directa, clara y siempre en concordancia con las finalidades previstas en la Ley.
6. Legalidad: Dado que el tratamiento de datos personales es una actividad reglamentada, los principios y el tratamiento de datos personales aquí descritos estarán sujetos a las leyes del país donde se recopilaron, así como a sus respectivas constituciones, resoluciones, decretos, jurisprudencia y referencias normativas internacionales desarrolladas por organismos y autoridades competentes.
7. Licitud o Legitimación: El tratamiento de datos solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos. Ningún dato personal podrá ser obtenido o divulgado sin autorización previa, o en ausencia de un mandato legal que exima del consentimiento. Para que el tratamiento de datos sea lícito, siempre deberá tratarse bajo el consentimiento expreso del Titular.
8. Limitación de la conservación: Los datos personales recopilados por la compañía deberán conservarse por una cantidad de tiempo que no supere el periodo necesario establecido por la compañía para sus fines dispuestos, a no ser que taxativamente así lo autorice el titular de estos.
9. Responsabilidad: TRANSEXPRESS COLCARGA SAS será Responsable del tratamiento de datos personales, así como del cumplimiento integral de lo dispuesto en su política de protección de datos. Motivo por el cual, en caso de ser solicitado por el titular de los datos o cualquier autoridad competente, tendrá la obligación de demostrar que el tratamiento de datos a su cargo se lleva a cabo de conformidad con las disposiciones establecidas al interior de la compañía y según lo dispuesto en la legislación de cada país donde son tratados los datos.
10. Seguridad: Toda información sujeta a tratamiento por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS se maneja con todas las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que se encuentren al alcance de la compañía y que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y datos otorgados por los titulares de la información en aras de evitar adulteración, pérdida, daño accidental, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
11. Transparencia: Toda información o comunicación relativa al tratamiento de datos personales deberá ser fácilmente accesible y fácil de entender, utilizando un lenguaje sencillo y claro que le permita al Titular del derecho entender en cualquier momento y sin restricciones toda la información necesaria acerca de la existencia de los datos que le conciernen, respetando siempre el secreto comercial y Know-how de la compañía.

5. CONSENTIMIENTO Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR .

El consentimiento y autorización del titular de los datos personales es un requisito legal y constitucional que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, como Responsable del tratamiento de datos personales debe cumplir. En consecuencia, el consentimiento deberá cumplir con los siguientes presupuestos:

1. PREVIO: La autorización del titular de la información deberá ser obtenida antes de cualquier tipo de tratamiento de datos personales.
2. EXPRESO: La autorización debe otorgarse de forma libre, inequívoca, clara y específica.
3. INFORMADO: El titular debe comprender claramente el propósito del tratamiento de sus datos personales y finalidades asociadas.
4. ESPECÍFICO: El consentimiento para el tratamiento de datos personales sensibles debe especificar la finalidad del tratamiento, para que el titular esté al tanto de cómo se utilizarán sus datos personales.

Así mismo, las personas con las que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS tenga relaciones comerciales diferentes, deberán firmar una autorización donde acepten el tratamiento de sus datos personales conforme lo descrito en el presente documento. Este procedimiento de autorización consentida asegura que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS ha informado al titular de los datos personales, sobre la recolección y el uso de su información personal para los fines determinados. Además se le informará sobre la opción de conocer cualquier alteración o modificación de la información y el uso específico que se le ha dado. Esto garantiza que el titular adopte decisiones informadas en relación con sus datos personales y controle su uso.

6. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, WhatsApp, sitio web o también de manera verbal o telefónica, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados ni almacenados en la base de datos. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que el Titular de los Datos Personales ha sido informado de que su información será recolectada y utilizada para fines determinados y conocidos, conforme a la presente Política y al correspondiente Aviso de Privacidad, así como del derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación o eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y pueda ejercer control sobre el uso de su información. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, en su calidad de encargado, implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información tratada, y se compromete a limitar el uso de los datos personales única y exclusivamente a las finalidades autorizadas por el responsable del tratamiento y por la ley.

7. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS adoptará las medidas necesarias para mantener registros, soportes o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos que permitan acreditar la obtención, fecha, medio y alcance de las autorizaciones otorgadas por los titulares de los datos personales cuando actúe en calidad de responsable del tratamiento, garantizando su trazabilidad y posterior consulta conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En los casos en que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como encargado del tratamiento, la prueba de la autorización corresponderá al cliente responsable del tratamiento, quien la obtiene directamente de los titulares a través de los canales, plataformas o medios que disponga para tal fin. No obstante, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS conservará evidencia documental o digital que permita demostrar que el tratamiento de los datos personales se realiza por cuenta, bajo instrucciones y con base en la autorización otorgada al responsable. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS garantizará que dichos mecanismos permiten verificar, en cualquier momento, la existencia de la autorización y el cumplimiento de los principios de legalidad, libertad, transparencia y finalidad aplicables al tratamiento de datos personales. 8\. AVISO DE PRIVACIDAD El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que se pone a disposición del Titular para informarle sobre el tratamiento que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS dará a sus datos personales, con anterioridad al momento en que se realice su recolección. A través de este documento, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS informa al Titular sobre la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, los fines específicos del tratamiento, los derechos que le asisten como titular, la forma de ejercerlos y los canales de contacto habilitados para la atención de consultas y reclamos. Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe en calidad de responsable del tratamiento, pondrá directamente a disposición de los titulares su Aviso de Privacidad, el cual contendrá toda la información necesaria para garantizar el principio de transparencia y el consentimiento informado. Por su parte, cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe en calidad de encargado del tratamiento, el Aviso de Privacidad será el dispuesto por el cliente responsable del tratamiento, quien obtiene la autorización del titular a través de los Términos y Condiciones y políticas de privacidad que el cliente acepta a través de los canales destinados para dicho fin. En estos casos, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS respetará los términos de dicho Aviso y se limitará a realizar el tratamiento de los datos personales conforme a las instrucciones del responsable y a las finalidades autorizadas. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS asegurará que los mecanismos mediante los cuales se pone a disposición el Aviso de Privacidad sean claros, accesibles y verificables, y que permitan al Titular conocer en todo momento el alcance y las condiciones del tratamiento de sus datos personales. 9\. OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial y en cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, podrá realizar diversas formas de tratamiento de datos personales, incluyendo, pero sin limitarse a, la recolección, almacenamiento, uso, administración, circulación, transmisión, transferencia y eliminación de información de los titulares, conforme a lo dispuesto en el presente documento y en su correspondiente Aviso de Privacidad. La obtención de datos personales podrá realizarse, entre otros, a través de los siguientes medios: a) registro y uso del sitio web oficial de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS; b) interacción en las redes sociales institucionales (WhatsApp, Facebook, Instagram u otras en las que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS sea titular o administrador); c) entrega de datos personales a los colaboradores o representantes autorizados de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para fines administrativos, comerciales o contractuales; d) suscripción de contratos, alianzas, convenios o acuerdos comerciales con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS; e) registro y ejecución de contratos comerciales como Cliente, Proveedor o Contratista; f) firma de contratos laborales, de prestación de servicios o de vinculación temporal con la compañía o mediante outsourcing. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS recolectará únicamente los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades legítimas previamente informadas al titular y conservará la información únicamente durante el tiempo necesario para el desarrollo de las actividades y obligaciones derivadas de dicha finalidad. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS garantizará el respeto por los principios de legalidad, libertad, transparencia, finalidad y proporcionalidad en todos los procesos de obtención y tratamiento de datos personales, asegurando que los mecanismos de consentimiento utilizados permitan al titular manifestar su autorización de manera libre, previa, expresa e informada.

9.1. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS O CANDIDATOS.

La información de los datos personales de empleados y/o candidatos se realizará de la siguiente manera:

1. A través de las hojas de vida de los candidatos.
2. A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
3. A través de los documentos obligatorios de admisión enviados por el empleado.
4. A través de las hojas de vida enviadas por compañías temporales.
5. A través de la inscripción en plataformas donde se publican vacantes de empleo.
6. Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
7. En el desarrollo de entrevistas de trabajo o realización de pruebas.
8. Mediante el envío de información por parte de empresas que tengan la calidad de cazatalentos y los titulares hayan suministrado los datos.
9. En el desarrollo de exámenes médicos de admisión, periódicos o de salida.
10. Mediante formatos de afiliación, de acuerdo a la legislación aplicable.
11. Durante su contrato de trabajo cuando sea necesario para realizar trámites legales o de recursos humanos internos.

9.2. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS, TERCEROS-CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES. La recolección de datos personales de los contratistas. terceros-contratistas y/o proveedores se realizará de las siguientes formas:

1. A través de ofertas de servicios.
2. A través del intercambio de correos electrónicos.
3. A través del contrato de prestación de servicios.
4. A través del contrato de cooperación.
5. A través de la firma de un compromiso de confidencialidad (NDA).
6. A través de portafolios de servicios.
7. A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
8. A través de acuerdos o alianzas.
9. A través de cualquier otra forma contractual que evoque deberes y obligaciones para las partes.
10. A través de formularios de conocimiento de proveedores y contratistas.

9.3. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES

La recolección de datos personales de los clientes se realizara de las siguientes formas:

1. A través de ofertas de servicios presentadas por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. A través del intercambio de correos electrónicos.
3. A través del contrato de prestación de servicios.
4. A través del contrato de cooperación.
5. A través de la firma de un compromiso de confidencialidad (NDA).
6. A través de portafolios de servicios.
7. A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
8. A través de contratos como clientes.
9. A través de contratos de licenciamiento
10. A través de formularios de conocimiento de clientes.
11. A través de cualquier otra forma contractual que evoque deberes y obligaciones para las partes.

9.4. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS, BENEFICIARIOS Y/O SUS REPRESENTANTES

La recolección de datos personales de los accionistas, beneficiarios y/o sus representantes se realizará de las siguientes formas:

1. A través de la suscripción de acciones.
2. Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas, beneficiarios y sus respectivas convocatorias.
3. A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas y beneficiarios.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS implementará todos los mecanismos idóneos, técnicos, humanos y administrativos necesarios para mantener un registro detallado de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos personales para su tratamiento, cuando actúe como responsable del tratamiento. Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como encargado del tratamiento, conservará evidencia de que la información será procesada por cuenta y bajo las instrucciones del cliente o proveedor responsable. Para todas las bases de datos comprendidas dentro del alcance de esta política, los accionistas, beneficiarios, empleados, contratistas, proveedores, clientes y demás terceros con los que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS mantenga relación comercial o jurídica deberán observar las siguientes disposiciones:

1. Principios generales:
   1. Solo podrán solicitarse, recolectarse y usarse los datos personales estrictamente necesarios para cumplir la finalidad legítima para la cual fueron requeridos, conforme a los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, legalidad y transparencia.
   2. No se podrán recolectar datos personales sin la debida autorización del titular, salvo los casos expresamente permitidos por la ley (por ejemplo, datos de naturaleza pública).
   3. Queda prohibida la obtención de datos personales mediante prácticas ilegales o deshonestas, tales como el engaño, el fraude o la suplantación.
   4. Todos los datos personales deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, evitando su adulteración o error.
   5. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS adoptará medidas de seguridad apropiadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.
2. Seguridad y confidencialidad:
   1. La información personal tratada por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS contará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su seguridad y confidencialidad.
   2. Todos los empleados, contratistas, proveedores y clientes de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS están obligados a mantener la reserva de la información personal, incluso después de finalizada la relación contractual o comercial, salvo en el caso de datos de carácter público o cuando exista orden de autoridad competente

11. DEBERES DE TRANSEXPRESS COLCARGA SAS EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS como responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de la autorización y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Velar porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Implementar las medidas de seguridad tecnológicas, administrativas y físicas necesarias y razonables para salvaguardar la seguridad e integridad de la información.
9. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
10. Exigir a quienes tengan la calidad de encargados del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
11. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando tenga evidencia de que se han presentado violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, así como la Superintendencia de Transporte.
17. Adoptar políticas internas y procedimientos claros para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, incluyendo protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad y gestión de brechas de datos.
18. Designar un responsable interno o área encargada de la protección de datos personales, que actúe como punto de contacto ante los titulares, autoridades y encargados del tratamiento.
19. Implementar mecanismos de trazabilidad y auditoría que permitan verificar, en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales relacionadas con el tratamiento de datos personales.
20. Asegurar la transferencia internacional legítima de datos, garantizando que los países de destino ofrezcan niveles adecuados de protección o que existan mecanismos contractuales o corporativos que respalden dicha transferencia (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo o acuerdos de encargado).
21. Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y mantener actualizada la información exigida por dicha entidad, incluyendo reportes de novedades, incidentes de seguridad y actualizaciones de contenido, en caso que le aplique.
22. Conservar la documentación soporte del cumplimiento normativo, incluyendo registros de tratamiento, autorizaciones, contratos de transmisión de datos, acuerdos de confidencialidad y políticas de seguridad de la información.
23. Capacitar de forma periódica a sus empleados y contratistas sobre los principios, deberes y obligaciones en materia de protección de datos personales, confidencialidad y seguridad de la información.
24. Adoptar medidas de minimización de datos, garantizando que únicamente se recolecten, almacenen y procesen aquellos datos que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades informadas.
25. Implementar mecanismos de atención accesibles y eficaces que permitan a los titulares ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad de manera gratuita y en plazos razonables.
26. Registrar y documentar los incidentes de seguridad de la información, incluyendo la causa, medidas adoptadas y acciones de mitigación, y notificar oportunamente a los titulares y autoridades competentes cuando sea necesario.
27. Asegurar que los encargados del tratamiento implementen niveles equivalentes o superiores de seguridad y confidencialidad, verificando periódicamente su cumplimiento mediante auditorías o revisiones contractuales.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de la Información y Datos Personales tendrán los siguientes derechos:

1. Derecho al acceso: El titular puede obtener, en cualquier momento, información sobre cómo se están tratando sus datos personales por parte del responsable.
2. Derecho a la actualización: El titular podrá en cualquier momento actualizar los datos proporcionados para el tratamiento de estos.
3. Derecho a la rectificación: El titular podrá rectificar y corregir los datos proporcionados para el tratamiento.
4. Derecho a la oposición: El titular podrá oponerse a que sus datos personales sean objeto de tratamiento, es decir, las causas o la situación que lo llevan a solicitar que finalice el tratamiento de sus datos personales, así como el daño o perjuicio que le causaría que dicho tratamiento continúe; o bien, deberá indicar las finalidades específicas respecto de las cuales desea ejercer este derecho.
5. Derecho a la supresión (cancelación o eliminación): El titular podrá en cualquier momento solicitar que se supriman, eliminen o cancelen los datos personales de su propiedad cuando el tratamiento de estos no respete los principios, derechos y/o garantías constitucionales o cuando así lo requiera por su propia voluntad.
6. Derecho a revocar el consentimiento: El titular de los datos personales podrá revocar en cualquier momento el consentimiento dado al Responsable para el tratamiento de sus datos personales.
7. Derecho a presentar quejas y reclamos: En cualquier momento el titular del dato personal podrá presentar a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS cualquier queja o reclamo que considere pertinente la cual podrá ser respondida dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme al numeral 25 de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales; de igual manera podrá acudir en cualquier momento ante los organismos competentes de acuerdo con las autoridades de cada país.
8. Derecho a ser informado: El titular de los datos personales tiene derecho a ser informado en todo momento por parte de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, sobre el tratamiento que se le dará a sus datos personales, así como las modificaciones y actualizaciones que se realicen al aviso de privacidad, la política de protección de datos y cualquier otra finalidad o medidas de seguridad que le sean aplicables a sus datos personales.

13. ESPECIFICACIONES SOBRE DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS garantiza a todos los titulares de datos personales el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, supresión, oposición y revocatoria. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS podrá actuar en calidad de responsable o de encargado del tratamiento, según la relación jurídica existente con el titular:

• Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como responsable del tratamiento, atenderá directamente las solicitudes, reclamos o consultas que presenten los titulares, de conformidad con los procedimientos internos y los plazos establecidos en la ley.
• Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como encargado del tratamiento, las peticiones deberán presentarse inicialmente ante el cliente o proveedor responsable. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS colaborará con dicho responsable en la atención y respuesta oportuna a los requerimientos, suministrando la información necesaria dentro de los plazos legales.
• En todo caso, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS velará porque los titulares conozcan los mecanismos adecuados para ejercer sus derechos y mantendrá canales de comunicación disponibles para orientar sobre el trámite correspondiente.

13.1 ACCESO.

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS garantiza el derecho de acceso a los Titulares de datos personales que, correspondan previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular .

13.2. CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán consultar, actualizar y rectificar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, de conformidad con lo dispuesto en la ley local y el procedimiento señalado. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. 13.3. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

1. Desee que sus datos sean eliminados de las Bases de Datos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS;
2. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013;
3. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
4. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
5. Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como encargado del tratamiento, las solicitudes de supresión deberán ser presentadas ante el responsable del tratamiento (cliente de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS), quien valorará su procedencia conforme a la finalidad y la base jurídica del tratamiento. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS ejecutará la supresión o eliminación de los datos únicamente por instrucción expresa del responsable, garantizando que la eliminación no permita la recuperación posterior de la información.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio de este, cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
4. Cuando ya se haya realizado la petición.
5. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS no sea competente para atender la solicitud.

13.4. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (i) revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS deba dejar de tratar por completo los Datos del Titular; (ii) la revocatoria parcial que puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la Autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme. El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y TRANSEXPRESS COLCARGA SAS como Responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
4. Cuando ya se haya realizado la petición.
5. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS no sea competente para atender la solicitud.

En los casos en que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como encargado, la revocatoria del consentimiento deberá solicitarse ante el responsable que obtuvo la autorización. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS atenderá las instrucciones del responsable respecto a la revocación, actualización o conservación de los datos personales. 13.5. DERECHO DE OPOSICIÓN Es la facultad de solicitar a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS que se abstenga de utilizar información personal para ciertos fines. Al igual que para la cancelación de datos, no siempre se podrá impedir el tratamiento de los datos personales, debido a que pueden ser necesarios para el cumplimiento a las atribuciones de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y de obligaciones legales. Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS sea encargado del tratamiento, este derecho deberá ejercerse ante el responsable correspondiente, quien determinará la procedencia de la oposición según la base jurídica y las obligaciones contractuales vigentes. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, en su calidad de encargado, garantizará el cese o limitación del tratamiento únicamente previa instrucción del responsable.

14. OBLIGACIONES Y DEBERES DEL RESPONSABLE POR LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El área administrativa como Responsable del Tratamiento de datos personales tiene la responsabilidad de validar de forma periódica el cumplimiento de las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, en cada uno de los procesos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS. Dentro de sus funciones se encuentra:

1. Identificar y clasificar las bases de datos en las que se recopila información personal (que datos y en donde son almacenados).
2. Proveer controles (políticas y procedimientos) que garanticen la seguridad de la información (confidencialidad, integridad, disponibilidad) de las diferentes bases de datos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
3. Promover herramientas de concientización para la protección de datos dirigidas a los diferentes funcionarios y terceros de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
4. Definir los controles necesarios que garanticen el cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles tecnológicos asociados a la Gestión de datos.
5. Registrar las diferentes bases de datos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS con las políticas y procedimientos de su tratamiento y aseguramiento ante las autoridades competentes en caso de ser necesario.

1. Integrar la Gestión de datos personales en el proceso de Riesgos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. Gestionar los incidentes de Seguridad de la Información en los cuales se encuentren expuestos datos personales y darlos a conocer al ente regulador.

15. OBLIGACIONES Y DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando TRANSEXPRESS COLCARGA SAS actúe como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, deberá cumplir los siguientes deberes frente al responsable y los titulares de la información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y los estándares internacionales de protección de datos personales:

1. Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones del responsable, y abstenerse de utilizarlos para finalidades propias o distintas a las autorizadas.
2. Guardar estricta confidencialidad y reserva sobre los datos personales a los que tenga acceso en virtud del contrato o relación comercial con el responsable, incluso después de finalizada la relación contractual.
3. Garantizar la seguridad de la información, implementando las medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Actualizar, rectificar o suprimir la información de los titulares cuando el responsable así lo solicite o cuando tenga evidencia de que los datos son inexactos o incompletos.
5. Canalizar las solicitudes, consultas o reclamos que presenten los titulares al responsable del tratamiento, y colaborar con éste en la atención oportuna de los mismos dentro de los plazos legales.
6. Registrar y reportar los incidentes de seguridad que afecten la información personal tratada, informando de inmediato al responsable sobre cualquier acceso no autorizado, pérdida, fuga, modificación o violación de las medidas de seguridad.
7. Abstenerse de circular información que no haya sido previamente verificada o actualizada por el responsable del tratamiento.
8. Permitir y colaborar con auditorías o verificaciones que realice el responsable o las autoridades competentes sobre los procesos de tratamiento de datos personales.
9. Restringir el acceso a la información únicamente a las personas estrictamente autorizadas, según los niveles de privilegio definidos en los controles de seguridad de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
10. Garantizar la portabilidad o transmisión segura de los datos al responsable o a un nuevo encargado, cuando este así lo solicite, utilizando mecanismos seguros que aseguren la integridad y confidencialidad de la información.
11. Cumplir las instrucciones, requerimientos o lineamientos emitidos por el responsable del tratamiento y por la autoridad de protección de datos competente.
12. Suscribir acuerdos o contratos de transmisión de datos personales, cuando sea necesario vincular a terceros subencargados, garantizando que estos mantengan los mismos estándares de seguridad, confidencialidad y legalidad exigidos por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y el responsable.

16. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS no recolectará, almacenará o tratará datos personales o datos personales sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada, expresa y destacada del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de esta y se presente alguna de las siguientes excepciones:

1. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
2. Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
3. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
4. Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Las respuestas a las solicitudes sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. TRANSEXPRESS COLCARGA SAS no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

16.1. TRATAMIENTO DE DATOS PARA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS de LA/FT/FPADM (SARLAFT)

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS realizará el tratamiento de datos personales y datos públicos provenientes de: listas restrictivas nacionales e internacionales, bases de datos públicas, información financiera o reputacional de terceros, información empresarial o documental requerida para la debida diligencia. Este tratamiento será realizado exclusivamente para:

1. verificar la identidad y antecedentes de empleados, proveedores, contratistas, clientes, subcontratistas y conductores;
2. cumplir con los procedimientos de conocimiento de contraparte;
3. elaborar señales de alerta, perfiles de riesgo y seguimientos periódicos;
4. reportar operaciones sospechosas a las autoridades competentes cuando sea obligatorio por ley.

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS no realizará actividades de perfilamiento automatizado con efectos jurídicos sin control humano significativo.

17. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que recopila TRANSEXPRESS COLCARGA SAS se incluyen en bases de datos a las cuales solo tiene acceso el personal autorizado por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS en el ejercicio de sus funciones. Cabe destacar que en ningún caso está autorizado el tratamiento de la información para fines distintos a los previstos en este documento. En caso de que se realicen modificaciones a estos fines, se notificará debidamente al titular de los datos personales. Finalidades generales del tratamiento: Los datos personales recolectados, almacenados, usados, procesados, compartidos y/o circulados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS podrán tener las siguientes finalidades:

1. Cumplir las obligaciones legales, contractuales y comerciales derivadas de la actividad de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y de las relaciones con empleados, contratistas, proveedores, clientes y aliados.
2. Gestionar procesos de recursos humanos, selección, contratación, evaluación de desempeño, bienestar, seguridad y salud en el trabajo, y cumplimiento de obligaciones laborales y parafiscales.
3. Administrar los asuntos internos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS incluyendo contabilidad, reportes financieros, gestión tributaria, auditorías internas o externas, control interno y cumplimiento normativo.
4. Mantener comunicación eficiente con los titulares a través de cualquier medio, relacionada con servicios, eventos, promociones, alianzas o información institucional.
5. Proveer los servicios contratados, informar sobre cambios o novedades, y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales.
6. Evaluar la calidad del servicio y realizar encuestas, estudios o análisis de satisfacción y mercado.
7. Ejecutar actividades de marketing, segmentación y perfilamiento de clientes, para ofrecer contenidos, publicidad o beneficios personalizados de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y/o de terceros, respetando los derechos y libertades de los titulares.
8. Identificar y recolectar información de navegación, ubicación o georreferenciación proveniente de los dispositivos o interacciones digitales del titular, con el fin de mejorar la experiencia del cliente y personalizar la oferta de servicios.
9. Permitir a la compañía implementar y mantener actualizado su Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT)
10. Transmitir o transferir datos personales dentro o fuera de Colombia (sin consideración al país de destino) a terceros que actúen como encargados o subencargados del tratamiento y que provean a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS servicios tecnológicos, logísticos, administrativos o de soporte operativo, bajo las garantías de seguridad y confidencialidad correspondientes.

17.1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS Y/O CANDIDATOS

Esta base de datos personales está conformada por la información que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS tiene de los candidatos, trabajadores activos, ex trabajadores ya sean retirados y beneficiarios de los trabajadores y pensionados.

1. Verificar la autenticidad de los datos y salvaguardar la seguridad de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. Verificar y reportar la información financiera, bancaria o crediticia a bases de datos de riesgo crediticio o de cualquier otra naturaleza.
3. Realizar procesos de auditorías internas y externas.
4. Atender exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen y vigilen las actividades y operaciones de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS previo cumplimiento del debido proceso.
5. Emitir certificados laborales y constancias requeridas por el trabajador o por autoridades administrativas.
6. Promover el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo y las políticas internas de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
7. Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales asumidas por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS frente a sus clientes y proveedores, así como a aquellas a cargo de terceros frente a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.

1. Verificar la identidad, antecedentes y referencias personales, laborales y comerciales de candidatos y empleados como parte de los procedimientos de debida diligencia establecidos en el SARLAFT.
2. Consultar listas restrictivas, bases de datos públicas o suministradas por terceros autorizados, con el fin de validar que el candidato o empleado no se encuentre vinculado a actividades relacionadas con lavado de activos o financiación del terrorismo.
3. Evaluar el perfil de riesgo del candidato o empleado en relación con su posición, funciones y nivel de exposición al riesgo de LA/FT/FPADM dentro de la operación de transporte de carga.
4. Documentar los procedimientos de selección, vinculación, actualización y monitoreo del personal, de acuerdo con los requisitos de control interno y debida diligencia del SARLAFT.
5. Implementar medidas de seguimiento periódico, incluyendo la actualización de información relevante, para garantizar que el empleado mantenga condiciones de integridad y confiabilidad requeridas para prevenir riesgos asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo.

1. Celebrar, ejecutar y terminar el contrato de trabajo. Así como, administrar el personal activo, administrar nóminas y otros pagos.
2. Contactar a los trabajadores y colaboradores para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional que tienen con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
3. Verificar antecedentes disciplinarios, judiciales y policivos.
4. Gestionar la nómina y dar cumplimiento a las obligaciones asociadas con la seguridad social y salud ocupacional.
5. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del tratamiento con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley y el contrato, así como el manejo de embargos judiciales a través de nómina, administración de salarios y beneficios.
6. Suministrar información para la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social.
7. Captar y tratar datos personales de familiares y menores de edad representados por el Trabajador respondiendo al cumplimiento de un interés superior que asegure el respeto de los derechos fundamentales del (los) menor (s) de edad. Lo anterior para las actividades relacionadas con la afiliación a la seguridad social, bienestar y asignación de beneficios (los que defina la compañía).
8. Notificar a un familiar en caso de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
9. Entregar referencias laborales, confirmar o certificar vinculaciones laborales con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
10. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación laboral existente entre TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y sus trabajadores; completar y actualizar su historia laboral; atender sus solicitudes de información y gestionar sus reclamaciones; así como tramitar las solicitudes relacionadas con la terminación del contrato y/o la revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales
11. Realizar evaluaciones de desempeño, llamados de atención y exclusiones; y aplicar procedimientos disciplinarios y sancionatorios.
12. Realizar el registro, control y seguimiento a la gestión de las investigaciones disciplinarias.
13. Validar la información suministrada durante los procesos de contratación.
14. Reportar datos a entidades de educación o certificación cuando se requiera.
15. Realizar estudios de seguridad y salud.
16. Gestionar permisos, licencias y autorizaciones; realizar reservas y la emisión de tiquetes de transporte; llevar a cabo la administración del personal; y desarrollar actividades relacionadas con la prevención de riesgos laborales, la promoción y la gestión del empleo.
17. Recolectar información sobre el empleado mediante el contacto con sus referencias laborales y personales y el estudio de sus publicaciones en Internet y otros medios (periódicos, revistas, boletines, televisión, etc.)
18. Envíar ofertas de trabajo; promoción y selección de personal.

1. Conocer el estado de salud de la persona, incluyendo los siguientes datos: resultados de pruebas de laboratorios, estudios médicos, diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos.
2. Desarrollar programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional desde el momento del ingreso, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas.

1. Desarrollar programas de bienestar y asignación de beneficios definidos por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. Administrar los beneficios convencionales de los trabajadores.
3. Capturar y tratar información sensible tales como fotografías, videos, audio, para que puedan ser utilizadas en medios impresos (carnés), medios audiovisuales y redes sociales institucionales.
4. Envíar de comunicaciones a través de cualquier canal, con ocasión de actividades de mercadeo y asistencia contractual.
5. Capacitar personal.
6. Permitir, adquirir y/o acceder a los servicios de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, de sus aliados comerciales o terceros.
7. Envío de tarjetas de regalo u otros tipos de incentivos y felicitaciones por ocasiones especiales.
8. Gestionar beneficios extralegales para el trabajador y/o sus familiares.

1. Proteger la información personal de los trabajadores activos e inactivos, pensionados, jubilados y beneficiarios y garantizar la confidencialidad de la información que se suministre a las empresas públicas y privadas para la ejecución de las obligaciones derivadas de la relación laboral.
2. Generar copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
3. Prevenir el fraude o el uso inadecuado de la información, programas, instalaciones y/o equipos a los que en virtud de la relación laboral los trabajadores y/o colaboradores tengan acceso.
4. Suprimir o desactivar datos de la base de datos.
5. Capturar datos personales y sensibles a través de cámaras de videovigilancia, que serán almacenados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para controlar el acceso a sus oficinas en caso de ser instaladas.

1. Suministrar, compartir, enviar, entregar datos personales a la matriz y/o Compañías vinculadas a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS cuando ellas requieran la información para los fines descritos.
2. Transmitir o transferir la información a Encargados para realizar procesos de selección de personas, realización de encuestas, capacitaciones, servicio tercerizado de plataformas tecnológicas y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.	

17.2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS.

La recolección y tratamiento de esta base de datos se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual manera tendrá las siguientes finalidades:

1. Recolectar los datos personales y almacenarlos en las bases de datos de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para cumplir con la administración y gestión de acciones necesarias para la identificación de posibles proveedores y/o contratistas para las labores de abastecimiento y prestación de servicios, gestionar la vinculación a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS a través de una relación contractual o acuerdo.
2. Efectuar gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual de los proveedores y/o terceros que contraten con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
3. Mantener contacto con los proveedores y/o contratistas.
4. Realizar la gestión de estadísticas internas, así como las gestiones legales, contables, fiscales, administrativas, de cobros y pagos, facturación, control de inventarios y mantenimiento del historial de relaciones comerciales.
5. Prestar servicios a favor de clientes de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
6. Registrar la entrada y salida de documentos.
7. Enviar información relacionada con la relación contractual, actualizaciones, cambios en las políticas de la compañía, etc.
8. Realizar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
9. Allegar información por requerimientos de organismos de control, autoridades judiciales o administrativas.
10. Entregar referencias comerciales y confirmación de certificados emitidos.
11. Verificar datos y referencias, así como de los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y de riesgo aplicables.
12. Verificar información de empleados del proveedor o contratista y pago de prestaciones sociales que realiza el proveedor en favor de sus empleados para autorizar el ingreso de subcontratistas y empleados a cargo del proveedor a los canales digitales de trabajo de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
13. Controlar el cumplimiento de obligaciones a cargo del proveedor o contratista.
14. Implementar medidas de control contra conductas no permitidas por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y delitos, en particular de los tipificados en la Ley 1273 de 2009.
15. Conservar la información por los plazos establecidos en la Ley.
16. Atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas autorizadas por éste.
17. Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

1. Verificar la identidad, antecedentes y capacidad jurídica, operativa y comercial de proveedores, contratistas y conductores, como parte de los procedimientos de debida diligencia exigidos por el SARLAFT.
2. Consultar y analizar información en listas restrictivas, bases de datos públicas o de terceros autorizados, con el fin de validar que los contratistas, proveedores o conductores no se encuentren vinculados a actividades relacionadas con LA/FT/FPADM.
3. Evaluar el nivel de riesgo LA/FT/FPADM asociado a la relación comercial u operativa, considerando factores como tipo de servicio prestado, trazabilidad de rutas, manejo de carga, contacto con terceros y acceso a recursos logísticos.
4. Documentar y monitorear el vínculo contractual y operativo, incluyendo procesos de contratación, ejecución, pagos, movimientos logísticos y cualquier operación susceptible de generar señales de alerta dentro del SARLAFT.
5. Realizar controles periódicos de actualización de información, incluyendo validación documental, verificación en listas actualizadas y seguimiento a comportamientos o transacciones inusuales que puedan representar riesgos LA/FT/FPADM en la cadena de transporte.

1. Determinar la confiabilidad del proveedor y/o contratista y permitir la identificación de la idoneidad y antecedentes de estas personas que pretendan un vínculo de interés, de igual forma.
2. Verificar y reportar la información financiera, bancaria o crediticia a bases de datos de riesgo crediticio o de cualquier otra naturaleza.
3. Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
4. Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
5. Realizar auditorías externas e internas.

1. Monitorear en tiempo real la ubicación de vehículos, mediante GPS u otras herramientas tecnológicas, con el fin de garantizar la seguridad de la operación logística y la integridad de la carga transportada.
2. Registrar y supervisar las rutas asignadas al vehículo, verificando el cumplimiento de itinerarios, puntos de control, tiempos de operación y condiciones pactadas para la prestación del servicio de transporte.
3. Implementar controles de seguridad operacional, incluyendo la detección de desvíos no autorizados, paradas irregulares, alertas de riesgo o cualquier situación que pueda comprometer la operación, el vehículo o la mercancía.
4. Optimizar la planificación y gestión logística, mediante el análisis de información de desplazamiento, desempeño en ruta, tiempo de disponibilidad y demás variables operativas.

1. Capturar datos personales y sensibles a través de cámaras de videovigilancia, que serán almacenados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para controlar el acceso a sus oficinas.

1. Gestión de relaciones comerciales con el exterior.
2. Suministrar, compartir, enviar, entregar datos personales a la matriz y/o Compañías vinculadas a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS cuando ellas requieran la información para los fines descritos.
3. Transmitir o transferir la información a un Encargado para la realización de encuestas, servicio tercerizado de plataformas tecnológicas, participación en los eventos y actividades virtuales / presenciales, y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.

17.3 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS ACCIONISTAS Y BENEFICIARIOS.

La recolección y tratamiento de los datos personales de los accionistas y beneficiarios de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y/o sus representantes tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:

1. Recolectar los datos personales suministrados para realizar el registro del accionista y sus actividades dentro de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. Realizar el registro de gestión económica, contable y fiscal.
3. Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de éstos.
4. Realizar operaciones financieras relacionadas con el pago de dividendos, honorarios, y otras relacionadas con rol.
5. Atender de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas autorizadas por éste o la Ley.
6. En general para todos los fines necesarios para la ejecución y desarrollo del objeto social de estas sociedades.
7. Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.

1. Verificar la identidad, antecedentes y situación jurídica de los accionistas y beneficiarios finales, como parte de los procedimientos de debida diligencia exigidos para la prevención de LA/FT/FPADM.
2. Consultar información en listas restrictivas, bases de datos públicas o suministradas por terceros autorizados, con el fin de asegurar que los accionistas y beneficiarios no se encuentren vinculados a actividades relacionadas con LA/FT/FPADM.
3. Evaluar el nivel de riesgo asociado a la participación accionaria, considerando factores como origen de fondos, actividad económica y cualquier elemento que pueda incidir en la exposición del riesgo LA/FT/FPADM de la compañía.
4. Realizar controles periódicos de monitoreo y actualización de información, con el propósito de garantizar la vigencia y veracidad de los datos de accionistas y beneficiarios, así como la detección temprana de operaciones o situaciones inusuales que puedan representar riesgos LA/FT/FPADM.

1. Determinar la confiabilidad del accionista y permitir la idoneidad y antecedentes de la persona natural o jurídica que pretendan un vínculo de interés de igual forma.
2. Realizar auditorías externas e internas.
3. Atender requerimientos y realizar reportes a las entidades de Inspección, Vigilancia y Control.

1. Transmitir o transferir la información a sus compañías cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.
2. Transmitir o transferir la información a un Encargado, para la realización de encuestas, servicio tercerizado de plataformas tecnológicas y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.

17.4 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TERCEROS CONTRATISTAS/CONDUCTORES.

La recolección y tratamiento de esta base de datos se hará con el fin de contactar, contratar los servicios que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual manera tendrá las siguientes finalidades:

1. Recolectar los datos personales del contratista y almacenarlos en las bases de datos de la compañía para realizar todas las actividades relacionadas con la gestión de vinculación como tercero y del contrato que se suscriba con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. Mantener un contacto constante con los terceros-contratistas a través de los medios de comunicación que haya suministrado.
3. Realizar la gestión de estadísticas internas, así como las gestiones legales, contables, fiscales, administrativas, de cobros y pagos, facturación, control de inventarios, gestión económica y mantenimiento del historial de relaciones comerciales.
4. Efectuar gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y/o terceros que contraten con él.
5. Realizar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
6. Gestionar el cumplimiento de obligaciones (contractuales, financieras y en general las contraídas con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS) a cargo de los terceros-contratistas.
7. Implementar medidas de control contra conductas no permitidas por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y delitos, en particular de los tipificados en la Ley 1273 de 2009.
8. Conservar la información por los plazos establecidos en la Ley.
9. Cumplir obligaciones de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS frente a inversionistas, clientes y proveedores.
10. Atender solicitudes de información y/o de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
11. Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

1. Verificar la identidad, antecedentes y habilitación operativa de terceros contratistas y conductores vinculados a la operación logística, como parte de los procedimientos de conocimiento del tercero exigidos por el SARLAFT.
2. Consultar información en listas restrictivas, bases de datos públicas o de terceros autorizados, con el fin de validar que los terceros no estén relacionados con actividades de LA/FT/FPADM.
3. Evaluar el perfil de riesgo LA/FT/FPADM asociado al rol del tercero, considerando la naturaleza del servicio, el acceso a carga, rutas, zonas de operación, relación con clientes y otros elementos propios del transporte de carga.
4. Monitorear la ejecución de actividades contratadas, incluyendo trazabilidad de rutas, movimientos de carga, uso de vehículos y cualquier operación que pueda generar alertas dentro del SARLAFT.
5. Actualizar y validar periódicamente la información del tercero, con el propósito de mantener controles efectivos que permitan identificar comportamientos atípicos, inconsistencias documentales o señales de riesgo relacionadas con LA/FT/FPADM.

1. Monitorear en tiempo real la ubicación de los vehículos asignados, a través de sistemas GPS u otros medios tecnológicos, con el fin de garantizar la seguridad del conductor, de la carga y de la operación logística.
2. Registrar y hacer seguimiento a las rutas ejecutadas por el conductor, permitiendo la validación de cumplimiento de itinerarios, tiempos de tránsito, puntos de parada y demás variables operativas necesarias para la gestión del transporte de carga.
3. Implementar controles de seguridad operacional, incluyendo la detección de desvíos no autorizados, detenciones prolongadas o situaciones de riesgo que puedan comprometer la integridad del conductor, del vehículo o de la mercancía.
4. Optimizar la planificación logística y la asignación de recursos, mediante el análisis de información de movilidad, desempeño en ruta, tiempos de operación y patrones de desplazamiento.

1. Prestar servicios a favor de clientes de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
2. Registrar la entrada y salida de documentos.
3. Publicar y enviar información.
4. Prevenir el fraude o el uso indebido de la información, instalaciones, vehículos y/o equipos a los que los contratistas tengan acceso en virtud del desarrollo del contrato de prestación de servicios.
5. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre TRANSEXPRESS COLCARGA SAS y los contratistas.

1. Allegar información por requerimientos de organismos de control, autoridades judiciales o administrativas.
2. Verificar datos y referencias.
3. Verificar requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros de riesgos.
4. Verificar de antecedentes disciplinarios, judiciales, policivos.
5. Verificar la información financiera, bancaria o crediticia en bases de datos de riesgo crediticio o de cualquier otra naturaleza para adelantar estudios de riesgos crediticios en cualquiera de sus etapas y asignar el crédito solicitado. Esta actividad está sujeta a realización por parte de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS o quien éste designe.
6. Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
7. Informar al tercero-contratista acerca del incumplimiento de sus obligaciones financieras.
8. Reportar ante cualquier operador de información financiera o crediticia, datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias, comerciales o de servicios, o de los deberes legales de contenido patrimonial, y datos de ubicación y de contacto. Esta actividad está sujeta a realización por parte de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS o quien éste designe.

1. Suministrar, compartir, enviar, entregar datos personales a la matriz y/o Compañías vinculadas a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS cuando ellas requieran la información para los fines descritos.
2. Transmitir o transferir la información a un Encargado para la realización de encuestas, servicio tercerizado de plataformas tecnológicas, participación en los eventos y actividades virtuales, y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
3. Transmitir o transferir datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable.

17.5 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES.

La recolección y tratamiento de esta base de datos se hará con el fin de ofrecer los servicios que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS presta en sus diferentes líneas de negocios , de igual manera tendrá las siguientes finalidades:

1. Recolectar y almacenar los datos personales en las bases de datos de la compañía, con el fin de administrar y ejecutar las acciones necesarias para la identificación de posibles clientes a quienes se ofrezcan los servicios de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, así como gestionar la vinculación de dichos clientes mediante una relación contractual o acuerdo.
2. Efectuar gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual de los clientes que contraten a TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.
3. Mantener contacto con los clientes.
4. Gestionar estadísticas internas, gestión legal, gestión contable, fiscal y administrativa, de cobros y pagos, facturación, gestión fiscal, histórico de relaciones comerciales.
5. Registrar la entrada y salida de documentos.
6. Enviar información relacionada con la relación contractual, actualizaciones, cambios en las políticas de la compañía, etc.
7. Realizar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
8. Allegar información por requerimiento de organismos de control, autoridades judiciales o administrativas.
9. Entregar referencias comerciales y confirmación de certificados emitidos.
10. Verificar datos de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros, de riesgos.
11. Conservar la información por los plazos establecidos en la Ley.
12. Atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas autorizadas por éste o la Ley.
13. Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

1. Verificar la identidad, antecedentes y actividad económica del cliente, como parte de los procedimientos de conocimiento del cliente requeridos para prevenir riesgos de LA/FT/FPADM.
2. Consultar listas restrictivas, bases de datos públicas y de terceros autorizados, con el fin de validar que el cliente y sus representantes no estén vinculados a actividades relacionadas con LA/FT/FPADM.
3. Analizar el perfil transaccional y operativo del cliente, considerando tipo de mercancía, rutas, volúmenes de carga, frecuencia de operaciones y demás factores relevantes para la evaluación del riesgo LA/FT/FPADM.
4. Monitorear la relación comercial y las operaciones realizadas por el cliente, incluyendo transacciones, solicitudes de servicio, pagos y comportamientos inusuales que puedan constituir señales de alerta para el SARLAFT.
5. Actualizar y validar periódicamente la información del cliente, con el propósito de asegurar la vigencia de los datos, verificar cambios relevantes y mantener controles de debida diligencia continua.

1. Determinar la confiabilidad del cliente y permitir la identificación de la idoneidad y antecedentes.
2. Verificar y reportar la información financiera, bancaria o crediticia a bases de datos de riesgo crediticio o de cualquier otra naturaleza.
3. Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
4. Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
5. Realizar auditorías externas e internas.

1. Monitorear en tiempo real la ubicación de la carga transportada, mediante sistemas GPS u otras herramientas tecnológicas, con el fin de garantizar su seguridad, integridad y adecuado manejo durante la operación logística.
2. Proveer al cliente información actualizada sobre el estado, ubicación y progreso del transporte, facilitando la gestión logística, la toma de decisiones y el cumplimiento de compromisos contractuales relacionados con la entrega de la mercancía.

1. Capturar datos personales y sensibles a través de cámaras de videovigilancia, que serán almacenados por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS para controlar el acceso a sus oficinas.

1. Gestionar relaciones comerciales con el exterior.
2. Suministrar, compartir, enviar, entregar datos personales a la casa matriz y/o vinculadas a la Compañía y en el que dichas Compañías requieran la información para los fines descritos.
3. Transmitir o transferir la información a un Encargado para la realización de encuestas, servicio tercerizado de plataformas tecnológicas, participación en los eventos y actividades virtuales / presenciales, y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.

17.6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS OPERACIONALES, LOGÍSTICOS Y DE SEGURIDAD EN LA CADENA DE TRANSPORTE.

1. garantizar la seguridad de la carga, del conductor y del vehículo;
2. prevenir hurtos, desvíos, eventos de riesgo y pérdidas operacionales;
3. validar rutas autorizadas por clientes, generadores de carga o aseguradoras;
4. atender incidentes, emergencias o eventos relacionados con la operación;
5. cumplir con los reportes y requerimientos de supervisión de la Superintendencia de Transporte.

1. placas, características técnicas, pólizas, certificaciones, inspecciones preoperativas, vencimientos de mantenimiento, historial de revisiones, SOAT, revisión técnico-mecánica y demás documentos obligatorios para la habilitación del vehículo.
2. Dicha información será usada para: verificar el cumplimiento normativo; asegurar la trazabilidad de la carga; soportar reclamaciones ante aseguradoras o terceros; prevenir riesgos en la operación y asegurar el adecuado estado de la flota vinculada.

1. identificación, licencia de conducción, vigencias, cursos, certificaciones, datos biométricos para control de acceso (si aplica), resultados de pruebas de alcoholemia, información de seguridad vial y cumplimiento de protocolos operativos.Este tratamiento se efectuará con las siguientes finalidades:
   1. garantizar la idoneidad, habilitación y seguridad del personal operativo;
   2. cumplir con las obligaciones del SARLAFT (debida diligencia, listas restrictivas, señales de alerta, monitoreo continuo);
   3. prevenir fraudes, suplantaciones y riesgos asociados a la operación de carga.

1. guías, manifiestos, órdenes de carga, comprobantes de entrega, sellos, códigos de seguimiento, características y peso de la mercancía, fotografías, informes de alistamiento y novedades del trayecto. Estos datos se utilizarán para:
   1. asegurar el cumplimiento contractual;
   2. mantener trazabilidad completa de la mercancía;
   3. atender reclamaciones, siniestros, verificaciones con generadores de carga;
   4. gestionar incidentes operativos y documentar la entrega final.

1. incidentes de tránsito, accidentes, desvíos, alertas de seguridad, comportamientos anómalos del vehículo, aperturas de puertas sin autorización, pérdida de señal satelital, detección de inhibidores, colisiones, frenadas bruscas o cualquier otro evento generado por dispositivos IoT o sistemas telemáticos. La finalidad del tratamiento será:
   1. investigar incidentes y prevenir su repetición;
   2. cumplir con obligaciones de seguridad vial y con el PESV;
   3. gestionar avisos y reclamos ante aseguradoras, clientes o autoridades;
   4. alimentar matrices internas de riesgo y reportes SARLAFT cuando corresponda.

1. control operativo;
2. documentación del servicio;
3. validación contractual;
4. prevención de riesgos y fraude digital;
5. cumplir con políticas internas de seguridad de la información.

1. análisis de señales de alerta;
2. perfiles transaccionales;
3. monitoreo de operaciones inusuales;
4. documentación de procesos de debida diligencia;
5. análisis de comportamiento de terceros vinculados a la operación.

El análisis se realizará bajo criterios de proporcionalidad, minimización de datos y confidencialidad, conforme a la normatividad vigente.

17.7. TRATAMIENTO DE DATOS PARA REPORTES A AUTORIDADES.

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS podrá tratar, almacenar y reportar datos personales cuando sea requerido para:

1. Cumplir con los reportes obligatorios ante la Superintendencia de Transporte.
2. Responder requerimientos de la UIAF en el marco del SARLAFT.
3. Dar cumplimiento a obligaciones de seguridad vial, trazabilidad y control de flota.
4. Atender requerimientos judiciales, administrativos o de policía.

Este tratamiento se realizará con fundamento en la ley, sin requerir autorización adicional del titular conforme a la Ley 1581 de 2012. Parágrafo. Principios de proporcionalidad y acceso restringido: El acceso a los datos operativos y logísticos será estrictamente limitado al personal autorizado de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS o terceros que actúen como encargados del tratamiento, quienes deberán cumplir controles de confidencialidad, seguridad y uso restringido. Estos datos no podrán ser utilizados para fines distintos a los aquí descritos ni para decisiones automatizadas con efectos jurídicos sin intervención humana significativa.

18. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

Para el desarrollo de sus finalidades comerciales, contractuales y estratégicas, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS hará uso de plataformas tecnológicas de terceros para la realización de sus actividades tales como emisión de comunicados, boletines, infografías, atención al cliente, material de marketing, reuniones virtuales en atención a los compromisos contractuales y administrativos existentes con accionistas, aspirantes a colaborador, colaboradores actuales, clientes, prospectos, proveedores, contratistas, terceros y en general con las personas con las que TRANSEXPRESS COLCARGA SAS requiera tener una comunicación directa, entre otros. Durante el desarrollo de estas actividades se solicitará la autorización de la audiencia para realizar la grabación de audio y video, así como el uso de imágenes para atender el interés legítimo de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS de tener un registro de las actividades desarrolladas, dar a conocer en diferentes medios y redes de comunicación las actividades y servicios de la compañía.

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada evitando así que se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La cesión de derechos de uso de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral, comercial, contractual o cualquier vínculo con TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita. De igual forma el Titular de los datos personales entregados, podrá ejercer sus derechos en todo momento siguiendo el procedimiento descrito en esta Política.

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS implementará sistemas de videovigilancia en patios, oficinas, rutas y vehículos, con el fin de: garantizar la seguridad de los conductores, carga y activos, verificar cumplimiento de protocolos operativos, documentar incidentes operativos o eventos de riesgo, cumplir obligaciones contractuales frente a generadores de carga o autoridades.

Las imágenes podrán conservarse durante el tiempo estrictamente necesario conforme a los requisitos operativos, contractuales y de supervisión de la autoridad competente.

19. COOKIES

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS utiliza cookies en su sitio web para las siguientes finalidades: a) facilitar el uso, b) facilitar la navegación, c) mejorar la experiencia, d) dar cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, e) perfilar y establecer hábitos del Titular, f) mejorar la calidad de la página, de acuerdo con los hábitos y estilos de navegación de los clientes.

20. TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.

La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

1. Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado, operador o nuevo responsable, según sea el caso.
2. De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporciona niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la legislación de cada país de origen del responsable. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
   1. Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos.
   2. Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
   3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
   4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales.
   5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.

20.1. TRANSFERENCIA DE DATOS A GENERADORES DE CARGA Y ALIADOS LOGÍSTICOS:

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS podrá transmitir o transferir datos personales a generadores de carga, aseguradoras, operadores logísticos, empresas de monitoreo satelital, centros de distribución y aliados de la cadena logística cuando esto sea necesario para: ejecutar el contrato de transporte, garantizar la seguridad de la mercancía, cumplir protocolos de trazabilidad, respaldar reclamaciones por siniestros o eventos de riesgo.

Estas transferencias se realizarán bajo contratos de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información.

21. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando su consulta o acceso no autorizada, alteración o uso fraudulento. Debe adoptar la continua actualización y seguimiento a los controles de seguridad de la información requeridos para la protección de datos personales que trata TRANSEXPRESS COLCARGA SAS. Estos controles son implementados en el marco de lineamientos definidos por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS. Igualmente se tienen documentadas, divulgadas y socializadas las políticas específicas de Seguridad de la Información que respaldan la política de seguridad de nivel superior y que estipulan la implementación de controles de seguridad de la información en atención a lo que se ha declarado aplicable a la organización. Están dirigidas a trabajadores, terceros (proveedores, contratistas y/o conductores) clientes y asociados involucrados en la generación, almacenamiento, procesamiento, uso, transmisión y eventual eliminación de la información de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS. Los lineamientos abarcan todos los temas de la seguridad de la información como lo son el recurso humano, la tecnología, la documentación y el entorno físicos, la relación con los proveedores y los requisitos legales y contractuales.

22. DATOS PERSONALES DE UN TERCERO

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS manifiesta que en ocasiones puede obrar como Encargado de otro Responsable de datos personales cuando así haya sido pactado entre estas partes. En tales circunstancias, manifiesta TRANSEXPRESS COLCARGA SAS que estará obligado a tratar los datos conforme a las instrucciones impartidas por su responsable y de conformidad con lo establecido en la legislación de cada país. Al no ser el propietario o responsable de las bases de datos tratadas en estas circunstancias, se sujetará y dará prioridad a la aplicación de la política de tratamiento de datos personales que les establezca su responsable. En caso de que el responsable, carezca de esta política o cuando no sea suficiente para proteger los datos personales, entonces de manera supletiva, aplicará la Presente Política de Tratamiento de Datos.

23. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

En el Tratamiento de datos personales que realiza TRANSEXPRESS COLCARGA SAS, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho Tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS procederá a su eliminación o bien a conservarlos según lo dispuesto en las disposiciones normativas aplicables, adoptando las medidas técnicas que impidan un Tratamiento inadecuado. Para el sector transporte, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS deberá conservar por el término legal aplicable la información operacional, documental y logística exigida por la normatividad vigente (Superintendencia de Transporte, Ministerio de Transporte y demás entidades), incluso después de agotada la finalidad inicial, cuando sea necesario para fines probatorios, auditorías regulatorias, reclamaciones por siniestros o cumplimiento del SARLAFT.

24. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Cualquier tipo de petición, consulta o reclamo, así como cualquier solicitud de eliminación de los datos personales, revocatoria del consentimiento otorgado, limitación respecto de las finalidades autorizadas inicialmente puede ser enviada en cualquier momento al correo electrónico protecciondatos@teccolombia.com.

25. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS como responsable de los datos personales está obligada a atender las peticiones, consultas y reclamos relacionadas con los derechos con los que cuenta el Titular respecto de sus Datos Personales, las cuales se atenderán de conformidad con las siguientes reglas:

1. Personas autorizadas para ejercer los derechos del Titular: Con el fin de garantizar la seguridad e integridad de la Información, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS tiene la obligación de verificar la identidad de las personas habilitadas para ejercer los derechos del Titular. Las siguientes personas se encuentran autorizadas para ejercer los derechos del Titular, previa acreditación de su identidad: (i) el Titular o sus causahabientes; (ii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación del respectivo poder; (iii) los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
2. Información mínima que debe contener cada solicitud:Para la radicación y atención de solicitudes, la persona facultada para ejercer los derechos del Titular debe suministrar la siguiente información: (i) nombre completo y apellidos; (ii) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); (iii) medios para recibir respuesta a su solicitud; (iv) motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información); (v)firma (si aplica) y número de identificación.
3. Término máximo para resolver las Peticiones, Consultas y Reclamos

• Consultas: El término máximo para atender consultas sobre datos personales es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho plazo, se informará al Titular antes del vencimiento, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

• Reclamos: El término máximo para resolver reclamos es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, TRANSEXPRESS COLCARGA SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

26. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales fue informada a nuestro equipo de trabajo, clientes, proveedores y terceros en sus aspectos sustanciales y el cumplimiento obligatorio de todos y cada uno de los aspectos que componen el mismo. En consonancia con lo anterior, el presente Documento empezará a regir a partir del 01 de Agosto de 2026. Tiene vigencia hasta la aprobación y publicación de una nueva versión que sea aprobada por TRANSEXPRESS COLCARGA SAS.

27. MODIFICACIÓN DE POLÍTICAS

TRANSEXPRESS COLCARGA SAS se reserva el derecho de modificar o actualizar el presente documento. Toda modificación de la política de protección de datos personales de TRANSEXPRESS COLCARGA SAS será informada por medio de la página web y/o a través de canales digitales.